Assessoria Educacional - Projeto Parceria

COMUNICAÇÃO INTERNA / EXTERNA – BASES DA COMUNICAÇÃO

 Andréa Camargo - 13/05/2009

                   As recompensas da boa comunicação são grandes, mas difíceis são os meios para obtê-la, por isto sempre esteja atento às bases para a boa comunicação. Dessa forma, a probabilidade em obter a transmissão da mensagem entre duas ou mais pessoas de forma clara e efetiva será maior. Vale para empresas, escolas, para o movimento da sala de aula... Não importa os meios por onde a comunicação transita! Atualmente, são muitos os caminhos, mas a base continua fundamentada em alguns aspectos básicos: 

• Saber Ouvir e entender - Demonstre estar apto a ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.

• Examine o ponto criticado - Seja humilde e examine o ponto criticado para dar crédito às boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber criticas, procure extrair os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente analise e estabeleça procedimentos de ajuste e/ou correções.

• Evite termos técnicos - Não use gírias e evite termos técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso, explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando com alguém que quer entender o que você está falando e não consegue, provavelmente na próxima vez, ele não lhe procurará. Use uma linguagem que descreva a realidade.

• Esclareça suas ideias - Esclareça suas ideias antes de transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias estão coerentes com o que se deseja transmitir.

• Expresse o seu interesse - Entre frequentemente em contato com os clientes (pais/alunos) e escute-os. Expresse seu interesse pelos seus problemas e questionamentos. Peça detalhes, sem se mostrar íntimo demais. Não dê opiniões pessoais.

• Ações X Informações - Demonstre que ações são tomadas baseadas em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o tempo e o esforço despendidos para manter o fluxo de comunicação. Execute suas ações com base nas informações adquiridas, validadas e verdadeiras.

• Suas ações devem sustentar o que você diz - Suas ações refletem o que você pensa e diz para os outros.

• Procure ser objetivo - Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as pessoas não gostariam de ouvir.

• Qual mensagem deseja transmitir? - Trace qual é o objetivo da mensagem, o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro propósito da comunicação.

• Quem ouvirá minha mensagem - Antes de transmitir alguma informação procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e qual é o momento adequado. Se necessário, prepare-se. Às vezes será necessário preparar-se muito!

• Consulte outras pessoas - Consulte outras pessoas para planejar as comunicações, peça opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão. Somos uma equipe! Ninguém é melhor do que ninguém.

• Como transmitir - Esteja atento a sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve, bem como da linguagem que você utilizará.

• Verifique se foi compreendido - Sempre verifique se você foi entendido, faça perguntas, pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu (não subestime a capacidade das pessoas). Após transmitir a informação, faça perguntas como: O que você achou?  Isso foi interessante ou importante para você? O que mais poderia esclarecer? Ficou alguma dúvida? Algo do que eu disse não ficou claro? Quer que eu registre algum dos pontos? 

• Compartilhe - Compartilhe tanta informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos os envolvidos. A equipe deverá sustentar a mesma linguagem.

• Feedback - O retorno de informações é importante para manter seus parceiros atualizados nos processos e atividades de interesse comum, sempre retorne a informação, mostre os resultados e ações consequentes da informação recebida anteriormente. E caso surjam conflitos sobre alguma das repostas, discutam e cheguem no senso comum.